Innoverer utleie- og salgsprosesser

Tidligere ble femte etasje hos UNION Gruppen svært lite brukt. Det var dyre arealer med tradisjonelle funksjoner som skapte lite merverdi. Ledelsen i UNION bestemte derfor at dette skulle gjøres noe med. I prosjektet som ble ledet av Erik Røbech i prosjektteamet med bistand fra Annethe Thorsrud, prosjektleder i Scenario Interiørarkitekter, har de utviklet «Upgrade Room» med en interaktiv prosjektvegg hvor plantegninger og innredningsløsninger kan visualiseres på en helt ny måte.

- Vi har innredet disse rommene med et spekter av kvaliteter, ulike himlinger, lyssettinger, spotter og gulv. Dette gir leietakerne en bedre forståelse av hvordan ulike materialvalg og funksjoner oppleves i praksis. Hos oss kan leietakerne for eksempel teste forskjellen mellom 45 db og 37 db lydisolasjon, ofte holder det siste, sier Foss.

Upgrade Room er blant annet innredet med et stort prosjektrom, lydtette telefonrom, kjøkken og bad og møterom. Vi har brukt et bredt utvalg av materialer slik at leietakeren får oppleve forskjellen ved ulike løsninger.

- I tillegg til å utforme interiøret  har vi brukt et halvt år på å lage en oversikt over leverandører, produkter og priser på forskjellige materialer og løsninger, slik at kundene våre får svar på alle spørsmål raskt på ett sted. Når vi sitter her med kunden er det lettere å gå igjennom hva som står i kravspesifikasjonen og å gjøre eventuelle forandringer, når alle kan se hva det dreier seg om både med henhold til kvalitet og priser, sier Foss.

Hovedtanken er å korte ned prosessene og å skape trygghet både for leietaker, søkemegler, utleiemegler og gårdeier.

- Beslutningene kan fattes raskere. Det er ofte mange mennesker involvert i slike prosesser. Når både gårdeier og leietaker har med seg egne interiørarkitekter er det hensiktsmessig at alle kan jobbe med samme planløsning, fortsetter han.

 Mer enn et visningsrom

- Én ting er de forskjellige løsningene du ser i rommet – det andre er prosjektveggen som er et seks meter langt ekspansivt lerret. Denne veggen fungerer som et visuelt samarbeidsverktøy, designet for å akselerere kjernen i samarbeidsprosesser. Enten du legger til notater, bruker maler, deler skjermer eller mer, har du alt du trenger for å jobbe bedre sammen, i samme rom eller rundt om i verden, forklarer han videre.

Her har UNION tatt sine analoge prosesser digitalt, uten kompromiss. De har fokusert på å forbedre kundens opplevelse der de aktivt bidrar med sine innspill og ideer som gjør at de får til en helt ny måte å samhandle på i møtene. Det vil også være mulig for kundene å få tilgang til den interaktive veggen med «live» informasjon, samt at kundene og samarbeidspartnerne kan delta via videokonferanse.

UNION Gruppen benytter prosjektveggen som et samhandlingsvektøy i transaksjonsprosesser, utleiearbeid, teknisk rådgivning og til interne workshops.

- Dette er en arbeidsvegg som skal korte ned prosesser og engasjere kundene våre. Når gårdeier har med seg en potensiell leietaker skal dette rommet være med på å gjøre kunden mer involvert i prosessene. Veggen bruker sensorteknologi så man enkelt kan bruke hendene til å navigere rundt på skjermen på en intuitiv måte. Du kan laste opp alle dokumentene du trenger og jobbe på flere flater samtidig, sier Foss mens han viser hvordan en plantegning kan endres på med enkle håndbevegelser.

- Vi mener at denne måten å jobbe på engasjerer kundene våre, og det at du kan visualisere og gjøre endringer fortløpende gjør prosessene mer effektive for alle, fortsetter han.

Du kan også sende dokumenter fra egen PC, bilder fra mobil og det er to tastaturer slik at en kan presentere og en annen kan gjøre endringer underveis.

- Etterhvert vil vi bruke modeller der vi kan gå inn i byggene og oppleve rommene, fremfor å studere plantegninger. Når disse nye løsningene settes i system sammen med prosjektveggen kommer det til å skape en helt ny opplevelse, mener Foss.

Gir eierskap

- Å ta kunden inn i prosjektrommet og vise en eiendom på et interaktivt kart gir det et mer oversiktlig perspektiv og anledning til å utforske nærområdet i detalj, fremfor å bruk tradisjonelle kartutsnitt, mener Foss.

I en uteleieprosess benytter de prosjektveggen til alt fra utforming av leveransebeskrivelsen til gjennomgang og forhandling av leiekontrakter.

- Dette gir innsyn, du forstår hva man egentlig spør om og man får et mer kontroll på elementer som påvirker kostnadene. Vi har hatt søkemeglere her som synes dette er super bra, for folk skjønner hva dette er og vi slipper misforståelser og endringer i etterkant, sier han og fortsetter: Dette gjør at prosessene blir kortet ned vesentlig og det gir en trygghet for gårdeiere, samtidig som kundene blir mer involvert. Vi tror at kundene får mer eierskap til det de skal flytte inn i når de bruker en time her med oss og får være direkte med på utformingen. 

Effektfullt i transaksjonsprosesser

Didrik Sagbakken Berg på transaksjonsteamet, demonstrer hvordan de benytter veggen i et transaksjonscase. Han innleder med kul video av bygget, som dekker mye av skjermen og med god lyd. Slik får du raskt får en forståelse av bygget og området, samtidig som det gir en kick-start.

- Dette verktøyet tar presentasjoner til et nytt nivå. Film er et godt virkemiddel å starte en presentasjon med. I tillegg til å presentere nøkkeltall og hovedstørrelser for eiendommen kan en video være med på å spisse et byggs profil og identitet. Veggen er også et ypperlig verktøy for markedspresentasjoner hvor interaktive kartdatabaser kan flettes inn i presentasjonene. Oversikter over alle næringseiendommer som er blitt solgt, inngåtte leiekontrakter, oversikt over leietakere som skal flytte har analytikerne integrert i en kartløsning som gjør at vi kan jobbe med dataen på en helt annen måte. Da kan vi gå inn å se på eiendommene, beliggenhet, ta ut ulike år med mer fra databasene. Dette er også en del av dette rommet, databasene - alt vi gjør her er en totalpakke, avslutter Berg. 

- Dette er virkningsfullt, særlig andre steder i landet der folk ikke er så godt kjent. Her kan du på en enkel og oversiktlig måte gjøre deg kjent i området. Spesielt nyttig er dette for utenlandske investorer. Kundene våre får en positiv og engasjerende opplevelse i UpGrade Room, avslutter Foss.

- Companies that are bold with a vision to do things differently are a rarity. UNION is one such company with a well-formed vision of innovation at its core. We have been delighted to look in on and learn about how UNION is using our Nureva™ Wall and Span™ Workspace collaboration tools in their everyday work with their customers. As the first company in Norway to adopt our products, UNION has focused on their use to enhance their customers’ experience. No longer do their customers passively consume presentations – they are active participants contributing their input and ideas in the shared collaborative space. It’s a new way of working with clear benefits for UNION and its customers.      

Nancy Knowlton, CEO Nureva Inc.

Artikkelen ble publisert i Næringseiendom August 2018